Pentingnya komunikasi dalam manajemen

Aristya Fajrina D

3PA08 (1151253)

Pentingnya komunikasi dalam manajemen 

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi adalah:
1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti atau makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).
2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).

 Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Semua manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini:

Proses Komunikasi
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya

2. Simbol atau Isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3. Media atau Penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dan sebagainya.

4. Mengartikan kode atau Isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti atau dipahaminya.

5. Penerima Pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim.

6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap si penerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak.
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya

   Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain

2.3. Fungsi dan Tujuan Komunikasi Dalam Manajemen

Komunikasi menjalankan empat fungsi utama sebagaimana yang diutarakan oleh Stephen P. Robbins (1996:5) yang telah diterjemahkan oleh Hadyana Pujaatmaka sebagai berikut:

1.      Kendali

Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota organisasi

2.      Motivasi

Komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan, bagaimana mereka bekerja dengan, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu dibawah standar.

3.      Pengungkapan emosional

Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka.

4.      Informasi

Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternatif.

sumber:

https://ajengjiwapangestu.wordpress.com/2014/01/15/komunikasi-dalam-manajemen/

http://hermankaenda.blogspot.com/2012/06/komunikasi-dalam-manajemen.html

Stres dan Konflik dalam Manajemen

Aristya Fajrina D
3PA08 (11512153)

   Konflik dalam perusahaan terjadi dalam berbagai bentuk yang merintangi hubungan individu dengan kelompok atau individu dengan kelompok yang lebih besar. Individu juga suka terjebak dalam konflik yang berkepanjangan antar karyawan. Yang dimaksud konflik itu sendiri adalah suatu pertentangan atau perselisihan antar anggota yang satu dengan anggota lainnya di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Kemudian konflik bisa disebabkan karena adanya perbedaan pendapat, persepsi, tujuan, nilai antara anggota yang satu dengan anggota yang lainnya.
    Konflik menurut Robbins dan Judge (2-2008:173) konflik sebagai suatu proses yang dimulai ketika satu pihak memiliki persepsi bahwa pihak lain akan atau telah mempengaruhi secara negatif, sesuatu yang menjadi kepedulian atau kepentingan pihak pertama. Penyebab konflik seperti:

     1. Faktor manusia. Yang dimaksud faktor manusia disini seperti: bisa ditimbulkan karena atasan itu sendiri mungkin karena gaya kepemimpinannya, ciri-ciri kepribadiannya, personil yang mempertahankan peraturan-peraturan secara kaku.
    2. Faktor Organisasi. Yang dimaksud faktor organisasi disini seperti: persaingan dalam menggunakan sumberdaya, masalah "status", hambatan dalam komunikasi, adanya perbedaan persepsi dan nilai.

Menurut James A. F. Stoner dan Charles Wankel dikenal ada 5 jenis konflik, yaitu:
    1. Konflik Intrapersonal. Konflik intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. konflik ini terjadi pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.
    2. Konflik Interpersonal. Konflik Interpersonal adalah pertentangan antara seseorang dengan orang lain karena disebabkan oleh adanya kepentingan atau adanya keingininan.
    3. Konflik antar individu-individu dengan kelompok-kelompok. Yang berhubungan dengan cara individu menghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekanan kepada mereka oleh sekelompok kerja mereka.
    4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama. Konflik antar lini dan staff, pekerja dan pekerja-manajemen merupakan dua macam bidang konflik antar kelompok
    5. Konflik antar organisasi. konflik ini terjadi berdasarkan pengalaman-pengalaman dan ternyata telah mengembangkan produk-produk baru, teknologi baru dan pemanfaatan yang lebih efisien.
Akibat dari konflik terdiri dari akibat positif dan akibat negatif
Akibat negatif dari konflik itu sendiri seperti :
    1. Menghambat Komunikasi
    2. Mengganggu kerja sama atau team work
    3. Menggangu proses produksi, bahkan dapat menurunkan produksi
Akibat positif dari konflik itu sendiri seperti:
    1. Membuat organisasi tetap hidup dan harmonis
    2. Memunculkan keputusan-keputusan yang bersifat inovatif

Stres

    Stres diartikan sebagai suatu kondisi ketegangan fisik ataupun psikis yang mempengaruhi emosi, proses berfikir dan kondisi seorang karyawan. Penyebab stres kerja antara lain: beban kerja yang terlalu berat atau berlebihan, iklim kerja yang tidak sehat, otoritas yang tidak memadai yang berhubungan dengan tanggung jawab. Menurut pendapat keith Davis dan John W. Newstrom, (1989:490) ada 4 pendekatan terhadap stres kerja, yaitu:
     1. Pendekatan sosial (social support). Pendekatan ini bertujuan untuk memberikan kepuasan sosial terhadap karyawannya. seperti memberikan lelucon.
     2. Pendekatan melalui meditasi (meditation). Pendekatan ini perlu untuk karyawan dengan cara berkonsentrasi ke alam pikiran dan menenangkan emosi.
    3. Pendekatan biofeedback. Pendekatan ini dilakukan melalui bidang medis. Dengan menggunaka bidang medis, psikiater, dan psikolog sehingga diharapkan karyawan agar dapat menghilangkan stres.
    4. Pendekatan program kesehatan pribadi. Pendekatan ini merupakan pendekatan preventif sebelum stres. Dalam hal ini karyawan saat periode lanjut atau kontinu memeriksa kesehatan, merelaksasikan otot-otot.

Setelah mengetahui penyebab stres, pendekatan stres melalui 3 pola cara mengatasi stres, antara lain:
    1. Pola sehat yaitu pola yang menghadapi stres yang terbaik dengan kemampuan mengelola perilaku dan tindakan sehingga adanya stres tidak menimbulkan gangguan, akan tetapi lebih sehat dan menjadi berkembang. Mereka yang tergolong kelompok ini mempunyai kemampuan untuk mengelola waktu dan kesibukan dengan cara yang baik.
      2. Pola harmonis yaitu Pola menghadapi stres dengan cara mengelola waktu dan kegiatan secara harmonis dan tidak menimbulkan hambatan. Dalam pola ini, invidi mampu mengelola waktu dan kesibukan secara teratur.
      3. Pola patalogis yaitu pola menghadapi stres dengan berdampak berbagai gangguan fisik maupun sosial psikologis. Dalam pola ini, individu menghadapi berbagai hambatan atau tantangan dengan cara-cara yang tidak memiliki kemampuan dan keteraturan mengelola tugas dan waktu.


Daftar Pustaka

http://ossy-strees-iseng.blogspot.com/2010/05/sadness-hollow-loveless.html
http://www.slideshare.net/firmanbach/konflik-dan-stress-di-tempat-kerja
http://www.slideshare.net/xxxzizaoxxx/konflik-dan-stress-kerja

TUGAS PSIKOLOGI MANAJEMEN MINGGU 1

Aristya Fajrina Dimayanti

3PA08 (11512153)

1.    Definisi

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus-menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan.

Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”. Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan–tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Pengawasan juga merupakan bagian dari fungsi manajemen, disamping fungsi perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaannya. Pengawasan juga dapat mempengaruhi proses perencanaan di masa yang akan datang, karena pengawasan dapat diketahui kelemahan dan kesalahan yang terjadi agar dapat dihindari di kejadian di masa yang akan datang. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

a.     Penetapan standar pelaksanaan.

b.    Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan.

c.    Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata.

d. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan

e.    Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

2.  Prinsip Pengawasan

1)    Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staff dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staff.

2)    Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3)    Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staff karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

3.    Manfaat Pengawasan Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:

1) Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staff, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2)   Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staff dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

3)  Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4)   Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5) Dapat mengetahui staff yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

Daftar Pustaka

1. http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2014/04/16/fungsi-controlling-pengendalian-pengawasan-dalam-manajemen-pendidikan-649487.html diakses pada hari Minggu, 11 Januari 2015
2. http://rheinduniatulisan.blogspot.com/2010/08/fungsi-controlling-pengawasan-dan.html diakses pada hari Minggu, 11 Januari 2015
3. https://attawijasa20.wordpress.com/2011/05/06/pengawasan-dan-kontrol-dalam-manajemen-pendidikan/ diakses pada hari Minggu, 11 Januari 2015