#SIP Evolusi CBIS

Sebelumnya saya sudah membahas tentang CBIS (computer basis information system), lalu sekarang saya akan membahas tentang evolusi CBIS itu sendiri. CBIS berevolusi mulai dari fokus awal pada data (bagaimana mendapatkan data), kemudian focus baru pada informasi (bagaimana mengolah data), fokus revisi pada keputusan (SPK), fokus kini pada komunikasi (otomatisasi perkantoran), dan fokus potensial pada konsultasi (sistem pakar). Pada penjelasan kali ini saya tidak membahas semua evolusi pada CBIS tapi saya hanya menjelaskan beberapa saja. Mari disimakJ

Fokus awal pada data (EDP/ SIA)

Aplikasi akutansi berbasis komputer ini disebut juga dengan pengolahan data elektronik (EDP). Sistem informasi akutansi digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data suatu perusahaan.

Pengolahan data:

Manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.

Tujuan dari pengolahan data

Untuk mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun diluar perusahaan.

SIA melaksanakan 4 tugas dasar:

·      Pengumpulan data

· Manipulasi data pengklasifikasian, penyortiran, perhitungan, pengikthisaran, penyiapan dokumen

·      Penyimpanan data

·      Penyiapan data

Karakteristik SIA (Sistem informasi akutansi)

Terdapat 5 karakteristik pengolahan data yang membedakan SIA dengan subsistem CBIS yang lain:

·      Melaksanakan tugas yang diperlukan

·      Bepegang pada prosedur yang relatif standar

·      Menangani data yang rinci

·      Terutama berfokus historis

·      Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

Fokus pada informasi (SIM/ Sistem Informasi Manajemen)

Sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari sub-sub system yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam menyelesaikan masalah dan memberikan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan komputer sehingga bernilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna, atau dengan kata lain sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh manajemen untuk memproses data dan memberikan informasi yang berkualitas.

Elemen-elemen sistem informasi manajemen terdiri dari:

·      Hardware (perangkat keras)

·      Software (perangkat lunak)

·      Prosedur

·      Database

·      Model

Sistem informasi manajemen ini juga mempunyai tujuan yaitu, untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan (sub unit dapat didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen).

Karakteristik sistem informasi manajemen menurut Tata Sutabri (dalam Taufiq, 2013) adalah sebagai berikut

1. Sistem informasi manajemen (SIM) membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat control saja. Mesikupan demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.

2.SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik.

3.  SIM sangat tergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki organisasi tersebut.

4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support Systems.

5.  SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi. Bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting.

6.  SIM juga berorientasi pada data-data di dalam organisasi dibandingkan data-data di luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relatif stabil.

7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membantu laporannya sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan sudah disiapkan lebih dahulu.

8. Sebagaimana problematika yang telah di sebutkan di atas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi dimasa mendatang. Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun

Selain mempunyai elemen, karakteristik, tujuan, sistem informasi manajemen ini juga mempunyai manfaat. Apa sih manfaat dari sistem informasi manajemen itu sendiri, mari disimakJ

Manfaat sistem informasi manajemen:

1.   Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis

3.  Mengembangkan proses perencanaan yang efektif

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi

5.  Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomi dari sistem informasi dan teknologi baru

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem

8.  Organisasi menggunakan SIM untuk mengolah transaksi-transaksi mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu prouk atau pelayanan mereka.

Fokus pada komunikasi (Otomatisasi kantor/ OA (Office Automation)

Semua sistem elektronik formal & informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Office automation dimaksudkan untuk mempermudah komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara manajer dan pekerja kantor dengan penggunaan peralatan elektronik dan elektromekanik. Office automation dimulai pada tahun 1964, ketika IBM mengeluarkan produk Magnetik Tape/ Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata yang telah terekam pada tape magnetic.

Fungsi dari OA (Office Automation) adalah untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan serta menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.

Adapun tujuan dari Otomatisasi kantor sebagai berikut:

1.   Penghindaran biaya

2.  Pemecahan masalah kelompok

3.  Sebagai pelengkap

Beberapa aplikasi otomatisasi kantor, yaitu:

1.      Word processing

2.     E-mail

3.     Voice mail

4.     Electronic calendering

5.     Audio conferencing

6.     Video conferencing

7.     Computer conferencing

8.     Facsimile transmission

9.     Video text

10.   Imaging

11.    Desktop publishing

Fokus potensial pada konsultasi (sistem pakar/ expert system)

             Sistem pakar secara umum adalah suatu sistem komputer yang bisa bekerja menyerupai pakar. Sistem ini didesain dengan cara mencari keilmuwan-keilmuwan pakar lalu keilmuwan tersebut diaplikasikan dalam komputer melalui bahasa pemrograman (taufiq, 2013).

             Komponen dasar suatu sistem pakar adalah knowledge base, yaitu suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa semacam SQL (structured query language) dan antarmuka pengguna. Orang menyebut knowledge engineering menangkap keahlian pakar, membangun sebuah sistem komputer yang mecangkup expert knowledge ini, dan kemudian mengimplementasikannya (Taufiq, 2013).

Arsitektur sistem pakar terdiri dari 4 bagian utama, yaitu:

1.      User interface (Antar Muka Pengguna)

Antar muka pengguna memungkinkan manajer untuk memasukkan instruksi dan informasi ke dalam sistem pakar dan menerima informasi dari sistem pakar tersebut.

2.     Knowledge base (Knowledge basis)

Berisikan fakta yang menggambarkan masalah serta teknik penggambaran pengetahuan yang menjelaskan bagaimana fakta bersentuhan secara logis.

3.     Inference engine (mesin inferensi)

Bagian dari sistem pakar yang melakukan pemikiran dengan cara menggunakan isi basis pengetahuan dalam urutan tertentu.

4.     Development engine (bahasa pemrogaman)

Komponen utama yang keempat dari sistem pakar adalah mesin pengembang, yang digunakan untuk membuat sistem pakar.

Keuntungan dari sistem pakar adalah

1.      Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli

2.     Bisa melakukan proses secara berulang-ulang secara otomatis

3.     Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar

4.     Meningkatkan produktivitas dan output

5.     Meningkatkan kualitas

Adapun kelemahan dari sistem pakar adalah

1.      Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal

2.  Sulit dikembangkan. Hal ini tentu saja erat kaitannya dengan ketersediaan pakar di bidangnya

3.     Sistem pakar tidak 100% bernilai benar.

Sumber :

1. Harya. (2012). Evolusi dan aplikasi sistem informasi berbasis komputer. Depok: Universitas Gunadarma. harya.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/27108/evolusi+%26+aplikasi+SI+berbasis+komputer.pdf diakses pada tanggal 03 November 2015 pukul 15.00 WIB

2.http://ymayowan.lecture.ub.ac.id/files/2012/02/Presentasi-kel-1.pdf diakses pada tanggal 03 November 2015 pukul 16.00 WIB

3. Margianti, E, S., & Suryadi. (1996). Sistem informasi manajemen. Depok: Universitas Gunadarma.

4.   Taufiq, R. (2013). Sistem informasi manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.